Muhasebe programınızla çalışmak

Pek çok firma muhasebesini Logo, Mikro, Netsis ya da Paraşüt gibi bir programda tutar; kimi de bu işi mali müşavirine bırakır. BayCrm bunu bilmelidir: aynı satış için hem programınızda hem BayCrm'de yasal fatura kesilirse fatura iki kez gider, cariler iki ayrı yerde tutulursa iki ayrı bakiye oluşur. Bu yüzden Ayarlar › Genel Ayarlar › Muhasebe bölümünde muhasebenizi nerede tuttuğunuzu bir kez seçersiniz.

Hangi programlarla çalışır

BayCrm; Logo, Mikro, Netsis, Zirve, Luca, Paraşüt, İşbaşı, Bizim Hesap ve diğer muhasebe programlarıyla entegre çalışır. Programınıza göre bağlantıyı kurulumda sizinle birlikte kurarız:

• Cari ve ürün kartları, stok miktarları, bakiye ve risk programınızdan BayCrm'e gelir.
• BayCrm'de açılan yeni müşteriler ve onaylanan siparişler programınıza aktarılır.
• Fatura programınızda kesilir; BayCrm'de sipariş ve müşteri sayfası o faturayı gösterir.
• Firmanızın sunucusunda çalışan programlara (Logo, Mikro, Netsis) bağlantı, sunucunuza kurulan BayCrm bağlayıcısıyla yapılır; program şifreleriniz sunucunuzda kalır, BayCrm'e gelmez.

Aşağıdaki dosya yolu her programla, kurulum gerektirmeden çalışır: programınızın bakiye raporunu yükler, siparişleri programınıza dosyayla aktarırsınız.

Üç seçenek

• BayCrm'de: faturalarınızı ve e-belgelerinizi BayCrm'den gönderirsiniz; cariler, tahsilatlar, çekler ve kasa Ön Muhasebe'de tutulur. Ekranlarda bir şey değişmez.
• Muhasebe programımızda, BayCrm satış ön büromuz: yasal fatura programınızda kesilir, BayCrm fatura göndermez. BayCrm'de bir siparişten ya da elle hazırladığınız taslağı, programınızda kestiğiniz faturaya Başka Yerde Kesildi ile, faturanın XML dosyasını yükleyerek bağlarsınız; böylece sipariş ve müşteri sayfası faturayı gösterir.
• Faturayı BayCrm'de kesiyoruz, muhasebemizi mali müşavirimiz tutuyor: faturalar BayCrm'den gönderilir ve entegratörünüz üzerinden mali müşavirinize ulaşır. Tahsilat, kasa ve giderleri mali müşavir paketi taşır (Finans raporları).

Seçimi yapmak

1. Ayarlar › Genel Ayarlar sayfasında soldaki listeden Muhasebe bölümünü açın.
2. Muhasebenizi nerede tuttuğunuzu seçin.
3. Bir program kullanıyorsanız Muhasebe programınız listesinden seçin; adı ekranlarda kullanılır.
4. Ayarları Kaydet'e basın. Muhasebe programında tutuyorsanız ve Ön Muhasebe, Stok ve İrsaliye açıksa ya da bekleyen fatura taslakları varsa bölümün üstünde bir uyarı çıkar.

(yeni sekmede açılır)

Muhasebe programında tutan firmada neler değişir

• Faturalar sayfasının üstünde faturaların programınızda kesildiği yazar; fatura sayfasında Gönder düğmesi yoktur, yerine Başka Yerde Kesildi öne çıkar.
• Cariler, Stok Durumu ve Gelen Faturalar sayfalarında, bu ekranlardaki kayıtların programınızdakinden ayrı tutulduğunu söyleyen bir uyarı görünür. Stoku ve carileri tek yerde tutmanız önerilir; bu modülleri Ayarlar › Modüller'den kapatabilirsiniz, verileri silinmez.
• Ayarı değiştirdiğinizde bekleyen fatura taslakları varsa bölümde sayısı yazar.

Programınızdaki bakiyeyi müşterinin yanında görmek

Muhasebeniz bir programdaysa, müşterinin oradaki borcunu BayCrm'de de görmek istersiniz. Programınızın cari bakiye raporunu Excel olarak alıp yüklersiniz; her müşterinin sayfasında “Logo bakiyesi” gibi ayrı bir kart, listenin tarihiyle görünür. Bu bakiye BayCrm'in kendi carilerini hiçbir zaman değiştirmez.

1. Programınızda cari bakiye raporunu açıp Excel (.xlsx) ya da CSV olarak kaydedin. İlk satırda sütun adları olmalı: Cari Kodu ya da Vergi No ve Bakiye (ya da Borç ve Alacak); varsa Döviz, Vadesi Geçen, Risk Limiti.
2. Ayarlar › Genel Ayarlar › Muhasebe bölümünde Bakiye Listesini Yükle'ye basın.
3. Dosyayı seçin ve Bakiye tarihi'ni raporun tarihi yapın. BayCrm dosyayı kontrol eder: kaç müşterinin bulunduğunu, hangi satırların bir müşteriyle eşleşmediğini ve okunamayan satırları gösterir; henüz hiçbir şey kaydedilmez.
4. Uygula'ya basın. Yeni liste öncekinin yerini alır.

(yeni sekmede açılır)

Onaylanan siparişleri programınıza aktarmak

Muhasebeniz bir programdaysa ve siparişleri BayCrm'de alıyorsanız, onaylanan siparişler programınıza bir dosyayla geçer. Programınızın henüz almadığı onaylı sipariş varsa Bugün ekranında bir satır görünür; sipariş sayfasında da programın bu siparişi alıp almadığı yazar.

1. Bugün ekranındaki satırdan ya da Ayarlar › Genel Ayarlar › Muhasebe bölümünden Siparişleri Programa Aktar'ı açın. Pencerede programın henüz almadığı siparişler listelenir.
2. Dosyayı İndir'e basın: her sipariş satırı bir satırdır (sipariş no, cari kodu, vergi numarası, ürün kodu, miktar, fiyat, iskonto, KDV, para birimi). İndirmek bir şey değiştirmez.
3. Dosyayı programınıza sipariş olarak aktarın.
4. Program siparişleri aldıktan sonra Aktarıldı Olarak İşaretle'ye basın.

(yeni sekmede açılır)