1. Veri sorumlusu
BayCRM hizmeti kapsamında aşağıda açıklanan faaliyetlerde kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla BayPro Yazılım tarafından işlenir.
| Unvan | BayPro Yazılım |
|---|---|
| Adres | Üçevler Mah. 1. Dumlupınar Cad. 4B/A Kat 3/6 Nilüfer-BURSA |
| Vergi dairesi / numarası | Çekirge V.D. - 8760403700 |
| İletişim | info@baypro.com.tr · 0224 3341804 |
| Hizmet / destek | www.baycrm.com.tr · destek@baycrm.com.tr |
2. Bu metnin kapsamı ve CRM içeriğindeki rolümüz
Bu metin, BayCRM web sitesi ziyaretleri, ürün ve demo talepleri, BayPro ile abonelik ilişkisi, hesap yönetimi, destek, faturalama ve hizmet güvenliğinde BayPro'nun veri sorumlusu olduğu işlemleri açıklar.
Müşterilerimizin CRM'e kendi işleri için yüklediği müşteri, çalışan, satış ve operasyon kayıtlarında veri sorumlusu kural olarak ilgili müşteridir; BayPro onun talimatlarıyla veri işleyen olarak hareket eder. Bu kayıtlarla ilgili amaç, hukuki sebep ve saklama kararları ilgili müşterinin aydınlatmasında açıklanır. Böyle bir kayıtla ilgili talebinizi ilgili müşteriye iletebilirsiniz; bize ulaşan talepleri rolümüze uygun şekilde yönlendiririz. BayPro'nun kendi veri sorumlusu olduğu işlemlerle ilgili talepler doğrudan bize yapılır.
3. Verileri nereden ve nasıl topluyoruz?
Verileri web sitesi ve uygulamadaki kayıt, demo ve iletişim formlarından; abonelik ve ödeme işlemlerinden; e-posta, telefon ve destek yazışmalarından; sözleşme ve fatura belgelerinden elde ederiz. Kurumsal kullanıcı hesaplarında adınız, iş iletişim bilgileriniz ve rolünüz, çalıştığınız kuruluşun yetkili yöneticisi tarafından da sağlanabilir. Ödeme işlemlerinde işlem sonucu ve ödeme referansı ilgili banka veya ödeme kuruluşundan gelebilir.
IP adresi, oturum zamanı, tarayıcı/cihaz bilgileri ve güvenlik işlem kayıtları hizmete erişiminiz sırasında teknik yollarla oluşur. Toplama, elektronik ortamda otomatik veya kısmen otomatik; bir veri kayıt sisteminin parçası olan yazışma ve belgelerde otomatik olmayan yöntemlerle yapılır. Kullanılacak çerezlere ilişkin ayrı bilgi 7. bölümdedir.
4. Veri kategorileri, amaçlar ve hukuki sebepler
İlişkinize ve gerçekleştirdiğiniz işleme göre aşağıdaki veriler işlenir. KVKK madde 5/2(c) yalnızca ilgili kişinin sözleşmenin tarafı olduğu ve işleme sözleşmeyle doğrudan ilişkili ve gerekli olduğu durumlarda uygulanır. Kurumsal müşterinin çalışan veya temsilcisi olmak tek başına bu koşulu oluşturmaz.
| İşlem ve veri kategorisi | İşleme amacı | Hukuki sebep |
|---|---|---|
| Bilgi ve demo talebi: ad-soyad, iş iletişim bilgileri, şirket/görev ve talep içeriği. | İstediğiniz ürün bilgisini veya demoyu sağlamak ve talebinizi yanıtlamak. | Kendi adınıza sözleşme kurulmasına yönelik gerekli işlemlerde m.5/2(c). Kurumunuz adına veya genel bilgi talebinde, talebe cevap verilmesine ilişkin meşru menfaat için m.5/2(f). |
| Abonelik ve hesap: ad-soyad, kullanıcı/kurum bilgisi, iş e-postası, telefon, rol, hesap durumu ve sözleşme onay kaydı. | Hesap açmak, yetkili kullanıcıyı tanımak, aboneliği yürütmek ve gerekli hizmet bildirimlerini iletmek. | Gerçek kişi abonelerde gerekli işlemler için m.5/2(c); şirket yetkilileri ve kullanıcılarında ticari ilişki ve erişim yönetimine ilişkin meşru menfaat için m.5/2(f). |
| Fatura ve tahsilat: fatura kimlik/iletişim bilgileri, gerektiğinde vergi/kimlik numarası, sipariş, tutar, ödeme durumu ve işlem referansı. | Fatura düzenlemek, mali kayıtları tutmak, tahsilatı eşleştirmek. | Fatura ve mali kayıt yükümlülükleri için m.5/2(ç), ilgili vergi ve ticaret mevzuatı; gerçek kişi sözleşmesinin tahsilat işlemleri için m.5/2(c); kurum ödeme irtibatının yönetimi için m.5/2(f). |
| Destek ve şikâyet: iletişim bilgisi, destek talebi, hata açıklaması ve gerekli yazışmalar. | Sorunu çözmek, talebin sonucunu bildirmek ve destek sürecini izlemek. | Gerçek kişi abonede sözleşmenin ifası için m.5/2(c); kurumsal kullanıcı desteğinde hizmet sürekliliğine ilişkin meşru menfaat için m.5/2(f). Hak iddiasına dönüşen kayıtlarda m.5/2(e). |
| İşlem güvenliği: IP, oturum ve erişim zamanları, cihaz/tarayıcı ve kimlik doğrulama olayları, güvenlikle ilgili işlem kayıtları. | Yetkisiz erişimi ve kötüye kullanımı tespit etmek, hesap ve sistem güvenliğini korumak. | Güvenli hizmet sunma meşru menfaati için m.5/2(f); KVKK m.12 kapsamındaki somut güvenlik yükümlülüğü için gerekli işlemlerde m.5/2(ç). |
| Hukuki süreç ve başvuru: başvuru kimlik/iletişim bilgileri, talep, sözleşme ve uyuşmazlığa konu kayıtlar. | KVKK başvurusunu ve yetkili makam taleplerini karşılamak; hakları ileri sürmek veya savunmak. | Kanuni başvuru ve bildirim yükümlülükleri için m.5/2(ç); hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için m.5/2(e). |
Meşru menfaate dayalı işlemede temel hak ve özgürlüklerinizle menfaat dengesi gözetilir; bu dayanak sınırsız veri kullanımına izin vermez. Hizmet veya kanuni yükümlülük için gerekli bilgilerin sağlanmaması ilgili hesabın, işlemin veya talebin yerine getirilmesini engelleyebilir; isteğe bağlı alanlar zorunlu alanlardan ayrılır.
Bu faaliyetlerde özel nitelikli kişisel veri talep edilmez. Destek mesajlarına sağlık verisi veya benzeri hassas içerikler eklemeyiniz. CRM içinde müşterinin talimatıyla işlenen içerikler 2. bölümdeki ayrı role tabidir.
5. Alıcılar ve yurt dışına aktarım
Veriler, ilgili amaç için gerekli kapsamla sınırlı olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılır. Yurt içi aktarımlar KVKK m.8 kapsamında, ilgili işleme şartları sağlanarak yapılır.
| Alıcı grubu | Aktarım amacı ve veri kapsamı |
|---|---|
| Teknik altyapı ve iletişim hizmet sağlayıcıları | Barındırma, veri güvenliği, yedekleme, hizmet e-postalarının iletimi ve destek için gerekli hesap, iletişim, teknik kayıt ve ilgili hizmet verileri. Fiili sağlayıcılar ve konumlar aşağıda belirtilir. |
| Banka ve ödeme kuruluşları | Tahsilat, iade ve ödeme mutabakatı için gerekli işlem, tutar, fatura/iletişim ve ödeme referansı bilgileri. |
| Mali müşavir ve hukuki danışmanlar | Mali yükümlülükler veya belirli hukuki iş/uyuşmazlık için gerekli fatura, sözleşme ve işlem kayıtları. |
| Yetkili kamu kurumları ve yargı mercileri | Geçerli hukuki talep veya yükümlülüğün gerektirdiği bilgi ve belgeler. |
| Kurumsal müşterinin yetkili hesap yöneticisi | Kurum hesabının yönetimi için kullanıcının ad, iş e-postası, rol ve hesap durumu; kurum hesabı kapsamındaki gerekli yönetim kayıtları. |
Fiili sağlayıcı ve konum bilgileri: BayPro yazılım bünyesi altında özel olarak ayrılmış kabin alanı , DGN Telekom Demirtaş Cumhuriyet Mahallesi, 1240 Sokak No:3, 16245 Osmangazi/Bursa, [çekirdek modüller, veritabanı, loadbalancer servisleri ve cluster servisleri]
Yurt dışı aktarım durumu: Amazon Web Services (AWS), Hetzner Online GmbH [CDN Servisleri, Yedekleme Servisleri]
Bu bilgilendirme veya hizmet sözleşmesi, yurt dışına aktarım için tek başına hukuki dayanak oluşturmaz. Aktarım varsa gerekli hukuki şartlar ayrıca sağlanır.
6. Saklama süreleri
Veriler ilgili amaç ve kanuni saklama gereklilikleriyle sınırlı tutulur. Amaç ve hukuki gerekçe ortadan kalktığında silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Her kayıt grubu için uygulanacak süre aşağıdadır:
| Kayıt grubu | Süre ve başlangıç olayı |
|---|---|
| Sonuçlanmayan bilgi/demo talepleri | [TALEBİN KAPANMASINDAN İTİBAREN SÜRE] |
| Hesap ve abonelik yönetim kayıtları | [HESAP SÜRESİ VE SONA ERME SONRASI GEREKÇELİ SÜRE] |
| Fatura ve mali kayıtlar | [İLGİLİ YASAL DÜZENLEME / SÜRE / BAŞLANGIÇ] |
| Destek ve güvenlik kayıtları | [HER BİRİ İÇİN AYRI SÜRE VE BAŞLANGIÇ] |
| Hukuki süreç ve KVKK başvuruları | [SÜRE / İLGİLİ HAK VEYA YÜKÜMLÜLÜK / BAŞLANGIÇ] |
| Yedek kopyalar | [AKTİF SİLME SONRASINDA YEDEK DÖNGÜSÜNDEN ÇIKMA AZAMİ SÜRESİ] |
Belirli bir hukuki uyuşmazlık veya saklama yükümlülüğü varsa yalnızca bunun gerektirdiği kayıtlar ayrılarak tutulur. Müşterilerimizin CRM içeriği için süreler, ilgili müşterinin talimatları ve Veri İşleme Sözleşmesi kapsamında ayrıca yönetilir.
7. Çerezler, pazarlama ve açık rıza
Web sitesi ve uygulamada kullanılan çerezlerin adı, amacı, süresi, sağlayıcısı ve hukuki sebebi [ÇEREZ AYDINLATMA METNİ BAĞLANTISI] üzerinden açıklanır. Analitik veya reklam amaçlı teknolojiler kullanılıyorsa, bunlara ilişkin işleme başlamadan önce ayrıca bilgilendirme yapılır; açık rıza gerekenler tercihiniz olmadan çalıştırılmaz.
Tanıtım/bülten gönderimi yürütülüyorsa, ilgili veriler, amaç ve hukuki sebep kayıt noktasında ayrı açıklanır. Pazarlama izni hizmet sözleşmesi veya bu metinle birleştirilmez. Zorunlu hizmet ve güvenlik bildirimleri pazarlama tercihinden ayrıdır. Açık rızaya dayalı işlemlerde rızanızı geri çekebilirsiniz; bu, geri çekmeden önceki hukuka uygun işlemleri etkilemez.
Bu metin bilgilendirme içindir; açık rıza veya sözleşme kabulü değildir. Metni okumak, hesabınızı kullanmak veya sayfayı ziyaret etmek pazarlamaya ya da ayrıca rıza gerektiren veri işlemlerine onay sayılmaz.
8. Haklarınız ve başvuru
KVKK'nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınızı kullanabilirsiniz. Bu haklar; verileriniz ve alıcıları hakkında bilgi alma, şartları varsa düzeltme/silme ve bunların alıcılara bildirilmesini isteme, yalnızca otomatik analizin aleyhinize sonucuna itiraz ve hukuka aykırı işlemeden doğan zararınızın giderilmesini talep etmeyi kapsar.
Başvurunuzu BayPro Yazılım, Üçevler Mah. 1. Dumlupınar Cad. 4B/A Kat 3/6 Nilüfer-BURSA adresine yazılı iletebilir veya bize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden info@baypro.com.tr adresine gönderebilirsiniz. Tebliğ kapsamındaki diğer geçerli başvuru yöntemleri saklıdır. Konuya “KVKK Başvurusu” yazmanız yönlendirmeyi kolaylaştırır; bu ifade zorunlu değildir.
Başvuruda ad-soyad, yazılı başvuruda imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası; tebligat adresi, varsa bildirim e-postası/telefon/faks ve talep konusu bulunmalıdır. Talebe ilişkin belgeler eklenir. Kimlik doğrulaması için gerekli ve ölçülü bilgi istenebilir; başvurular sırf standart bir form kullanılmadığı için reddedilmez.
Talepler en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. İşlem ayrıca maliyet gerektirirse yalnızca Kurulun belirlediği tarife uygulanabilir. Başvuruya konu hata bizden kaynaklanıyorsa alınan ücret iade edilir. Ret, yetersiz cevap veya süresinde cevap verilmemesi halinde KVKK m.14 kapsamında Kurula şikâyet hakkınız saklıdır.