Kayıtlara dosya ekleme

Müşterinin gönderdiği şartname, teklifinize eklediğiniz teknik resim, sahadan çektiğiniz fotoğraf ya da imzalı sözleşme ilgili kaydın Dosyalar kartında durur. Dosya ekleyebileceğiniz kayıtlar: müşteri, aday, fırsat, teklif, sipariş ve aktivite (not, toplantı, arama). Müşterinin sayfası, o müşterinin fırsatlarındaki, tekliflerindeki, siparişlerindeki ve notlarındaki dosyaları da gösterir.

Dosya eklemek

1. Kaydın sayfasını açın (ör. Satış › Müşteriler içinden bir müşteri). Dosyalar kartı sağ sütundadır.
2. Dosya Ekle'ye basıp bir ya da birkaç dosya seçin. Bilgisayarda dosyaları kartın üzerine sürükleyip bırakmanız da yeter; kopyaladığınız bir ekran görüntüsünü sayfada Ctrl+V ile yapıştırabilirsiniz.
3. Her dosya kendi ilerleme çizgisiyle yüklenir. Bitince dosyalar listeye düşer ve kaydın zaman çizelgesine tek satır yazılır: “… 3 dosya ekledi”.

(yeni sekmede açılır)

Telefonda

Telefonda kartta iki düğme vardır: Dosya telefonunuzdaki dosyaları ve galeriyi açar, Fotoğraf Çek kamerayı doğrudan açar. Kameradan gelen fotoğraf gönderilmeden önce küçültülür, mobil veriniz boşa gitmez.

(yeni sekmede açılır)

Bir nota ya da toplantıya dosya

Bir not, toplantı ya da arama eklerken pencerenin Dosyalar alanından dosya seçin (en çok 10 dosya). Dosyalar zaman çizelgesinde o kaydın altında görünür; müşterinin Dosyalar kartında da “Not · tarih” etiketiyle listelenir. Toplantıdan sonra beyaz tahtanın fotoğrafını iki satır notla birlikte kaydetmenin en kısa yolu budur.

Dosyaya bakmak ve indirmek

• Fotoğraf ve PDF'in adına tıklayınca sayfadan ayrılmadan bir pencerede açılır; oklarla aynı listedeki önceki ve sonraki dosyaya geçersiniz. Telefonda ve tablette PDF yeni sekmede açılır.
• Word, Excel, çizim (DWG, DXF, STEP) ve arşiv dosyaları önizlenmez; adına tıklayınca iner.
• Dosyanın menüsündeki Açıklama ile “B revizyonu, müşteri onayladı” gibi tek satırlık bir not ekleyebilirsiniz.

(yeni sekmede açılır)

Teklifle göndermek

Teklifin Müşteriye Gönder penceresinde teklifin ve müşterinin dosyalarından göndermek istediklerinizi işaretleyin. E-postaya sığmayan dosyalar müşterinin açtığı teklif sayfasında Ekler listesinden indirilir. Ayrıntılar: Teklifi gönderme.

Hangi dosyalar eklenebilir

• PDF; Word, Excel, PowerPoint ve OpenDocument dosyaları; metin ve CSV; JPG, PNG, WebP, GIF, HEIC ve TIFF fotoğraflar; DWG, DXF, STEP, IGES ve STL çizimler; ZIP, 7Z ve RAR arşivler; Outlook'tan kaydedilmiş e-postalar (MSG, EML).
• Dosya başına en çok 50 MB.
• Programlar ve betikler (EXE, BAT, JS …), web sayfaları (HTML, SVG) ve makrolu Office dosyaları (DOCM, XLSM) eklenemez: açıldıklarında bilgisayarda kod çalıştırabilirler. Uzantısı değiştirilmiş bir dosyanın içeriği adıyla uyuşmazsa o da kabul edilmez.
• Aynı dosyayı aynı kayda ikinci kez eklerseniz BayCrm onun zaten ekli olduğunu, ne zaman ve kimin eklediğini söyler.
• Outlook'tan bir eki doğrudan sürükleyip bırakmak her bilgisayarda çalışmayabilir; çalışmazsa eki önce masaüstüne kaydedip oradan ekleyin.

Dosya alanı

Firmanızın dosyaları için her pakette 10 GB alan vardır. Ne kadarını kullandığınızı Ayarlar içindeki firma bölümünde, Hesabınız kartının altında görürsünüz. Alan dolunca yalnız yeni dosya yüklenemez; dosyalarınızı görmek, indirmek, teklifle göndermek ve verilerinizi dışa aktarmak sürer. Alanın %80'i dolunca yöneticiler Bugün ekranında bir uyarı görür. Daha fazla alan gerekirse yönetici Ayarlar › Modüller sayfasındaki Dosya alanı bölümünden ek alan paketi alabilir (Modüller).

Silmek ve geri almak

Dosyanın menüsünden Sil'i seçin ve onaylayın. Dosya hemen listeden kalkar; çıkan bildirimdeki Geri al ile geri getirebilirsiniz. Silinen dosya 7 gün sonra kalıcı olarak silinir. Bir not ya da toplantı silinirse onun dosyaları da aynı şekilde silinir.

Kim görür

• Bir kaydın dosyalarını o kaydı görebilen herkes görür ve indirir; ayrı bir dosya yetkisi yoktur. Dosya ekleyip silmek için kaydı düzenleyebilmeniz gerekir. Ekip arkadaşınızın yalnız okuyabildiğiniz kaydında dosyaları görür, ekleyemezsiniz.
• Müşterinin sayfasında yalnız sizin görebildiğiniz fırsat, teklif ve siparişlerin dosyaları listelenir.
• Aday müşteriye dönüştürüldüğünde dosyaları açılan fırsata, fırsat açılmadıysa müşteriye taşınır. İki müşteri birleştirildiğinde dosyalar kalan müşteriye geçer.
• Her indirme ve önizleme işlem kaydına yazılır.
• Destek ekibine erişim açtığınızda ekip dosyalarınızın yalnız adlarını görür; dosyaları açamaz ve indiremez.