Müşteri ve kişi ekleme

Müşteri, iş yaptığınız firma ya da kişidir; teklifler, fırsatlar ve aktiviteler ona bağlanır. Bir müşterinin içinde onunla konuştuğunuz yetkili kişiler (satın alma müdürü, genel müdür …) kayıtlıdır. Bu yazı ikisini tek tek eklemeyi anlatır; listeniz hazırsa Excel'den müşteri aktarma daha hızlıdır.

Müşteri eklemek

1. Sol menüde Satış › Müşteriler sayfasını açın ve sağ üstteki Müşteri Ekle düğmesine basın. Başka bir sayfadaysanız üst çubuktaki Yeni › Müşteri de aynı paneli açar.
2. Tür alanında firma için Şirket, şahıs için Bireysel seçin.
3. Ad alanına müşterinin adını ya da unvanını yazın.
4. Biliyorsanız Vergi Numarası ve Vergi Dairesi alanlarını doldurun.
5. Telefon ve E-posta alanlarını, gerekiyorsa adresi doldurun. Adreste İl ve İlçe listeden seçilir.
6. Kaydet'e basın.

(yeni sekmede açılır)

Diğer alanlar

• Cari kodu: müşterinin kendi kullandığınız koddaki karşılığı. Excel aktarımında ve aramada müşteriyi bu koddan da tanırsınız.
• Telefonu boşluklu, boşluksuz ya da başında 0 ile yazabilirsiniz; BayCrm onu “+90 262 000 18 40” biçiminde saklar ve gösterir.
• Sahibi: müşteriyle ilgilenen kişi. Satış temsilcisi yalnız kendini seçebilir; ekip lideri ekibindeki kişileri, Müdür ve Yönetici herkesi.
• Kaynak: müşteriyi nereden bulduğunuz; raporlarda işe yarar.
• Durum: artık çalışmadığınız bir müşteriyi Pasif yapın; kayıtları ve geçmişi kalır.
• Firmanız müşterilere özel alanlar eklediyse onlar Notlar alanının altında çıkar.
• Müdür ve Yönetici panelin en altında Ticari Koşullar bölümünü de görür; bkz. Ticari koşullar.

Vergi numarası uyarısı

Türkiye'deki bir müşterinin vergi numarası kontrol hanesinden geçmezse kayıt yine yapılır, ama köşede “Vergi numarası geçerli görünmüyor.” uyarısı çıkar. Müşteriyi düzenlemek için açtığınızda alanın altında aynı uyarı ve “Şirket için 10, şahıs için 11 hane.” notu durur. Numarayı faturadan ya da müşteriden kontrol edip düzeltin. Yurt dışındaki müşterilerde bu kontrol yapılmaz.

“Bu müşteri zaten kayıtlı olabilir”

Aynı vergi numarası, e-posta ya da telefonla kayıtlı bir müşteri varsa BayCrm kaydetmeden önce sizi uyarır ve o müşterinin adını yazar. Göremediğiniz bir müşteriyse yalnız adı ve sahibi yazılır; o kişiye sorabilirsiniz.

• Gerçekten aynı müşteriyse paneli kapatın ve var olan kaydı kullanın.
• Farklı bir müşteriyse (örneğin aynı santral numarasını kullanan iki şube) Yine de oluştur kutusunu işaretleyip yeniden Kaydet'e basın.

Yetkili kişi eklemek

1. Müşterinin adına basarak sayfasını açın.
2. Sağdaki Kişiler kartında Ekle düğmesine basın.
3. Ad, Unvan, E-posta ve Telefon alanlarını doldurun.
4. Teklif ve e-postalarda ilk akla gelecek kişiyse Birincil kişi anahtarını açın.
5. Kaydet'e basın.

(yeni sekmede açılır)

• Müşterinin ilk kişisi kendiliğinden birincil olur. Başka bir kişiyi birincil yaparsanız öncekinin işareti kalkar; bir müşterinin tek birincil kişisi vardır.
• Kişi eklemek için müşteriyi düzenleme yetkiniz olmalıdır: kendi müşteriniz, ekip lideriyseniz ekibinizin müşterisi.
• Teklif ya da fırsat hazırlarken İlgili kişi listesinde aradığınız kişi yoksa listenin Yeni kişi seçeneğiyle oradan da ekleyebilirsiniz.

Kaydedince ne olur

• Müşteri listesi yenilenir ve “… müşterisi oluşturuldu.” mesajı çıkar; sayfadan ayrılmazsınız. Müşteriyi açmak için listede adına basın.
• Kaydı açtığınız kişi müşterinin sahibi olur (Sahibi alanını değiştirmediyseniz). Ekipte çalışıyorsanız müşteri sahibinin ekibine ait olur.
• Bir kişi eklediğinizde müşteri sayfasındaki Kişiler kartı hemen güncellenir.

Yanlış yaptıysanız

• Yanlış yazılmış bir bilgiyi müşterinin sayfasında Düzenle düğmesiyle düzeltin. Kişiyi Kişiler kartındaki kalem düğmesiyle düzeltin ya da çöp kutusu düğmesiyle silin.
• Aynı müşteriyi iki kez eklediyseniz satış temsilcisi olarak silemezsiniz; Müdürünüzden ya da Yöneticinizden kayıtları birleştirmesini isteyin. Mükerrer kaydın sayfasındaki Başka bir müşteriyle birleştir komutu kişileri, fırsatları, teklifleri ve geçmişi kalacak müşteriye taşır.
• Artık çalışmadığınız bir müşteriyi silmek yerine Durum alanını Pasif yapın.

İlgili yazılar

• Ticari koşullar: ödeme koşulu, iskonto, teklif durdurma
• Excel'den müşteri aktarma
• Aday ekleme ve müşteriye dönüştürme