Teklifi gönderme

Hazır bir teklifi müşteriye üç yoldan ulaştırırsınız: BayCrm'den e-postayla, müşteri bağlantısını kendiniz paylaşarak (örneğin WhatsApp'tan) ya da PDF'ini indirip kendi yolunuzla göndererek. İlk ikisinde müşteri teklifi bir bağlantıdan açar ve oradan kabul ya da reddeder.

E-postayla göndermek

1. Teklifin sayfasında Müşteriye Gönder düğmesine basın.
2. Kime alanı teklifteki ilgili kişinin, yoksa müşterinin e-posta adresiyle dolu gelir. Birden çok adresi virgülle ayırın; gerekirse Bilgi (Cc) ve Gizli (Bcc) ekleyin.
3. Konu ve Mesaj hazır gelir; dilediğiniz gibi değiştirin. Teklif numarası, toplam, geçerlilik tarihi ve Teklifi görüntüle düğmesi mesajınızın altına kendiliğinden eklenir.
4. Teklifi PDF olarak ekle açıksa teklif e-postaya PDF olarak da eklenir.
5. 3 gün sonra takip etmem için hatırlat açıksa üç gün sonrası için size bir takip görevi açılır.
6. Teklif dövizliyse ve taslağın kurundan sonra yeni bir kur yayımlandıysa pencerenin üstünde iki seçenek çıkar: güncel kuru kullanmak ya da teklifin kurunu korumak. Birini seçmeden gönderemezsiniz.
7. E-posta Gönder'e basın.

(yeni sekmede açılır)

Teklifi durdurulmuş bir müşteride pencerenin üstünde kırmızı bant gerekçeyi bir kez daha söyler. Ön Muhasebe modülü açıksa müşterinin kredi limitiyle ilgili bir uyarı da burada çıkabilir.

E-posta hangi adresten gider

Pencerenin en altındaki satır, e-postanın hangi adresten gideceğini ve yanıtların nereye geleceğini söyler. Firmanızın e-posta ayarına göre üç durum vardır:

• Bağlı Microsoft 365 ya da Google hesabı: e-posta o posta kutusundan gider.
• Firmanın kendi SMTP sunucusu: e-posta Ayarlar › Genel Ayarlar › E-posta bölümüne girilen firma adresinden gider.
• Hiçbiri kurulmadıysa: e-posta BayCrm'in adresinden, gönderen adı “Adınız – Firmanızın adı” olarak gider; pencerede bunu söyleyen mavi bir not çıkar.

Her üç durumda da müşterinin yanıtı sizin e-posta adresinize gelir. Firmanızın e-posta gönderimini Yönetici kurar.

Bağlantıyı kendiniz paylaşmak

Teklifi WhatsApp'tan ya da başka bir yoldan kendiniz iletmek istiyorsanız e-posta göndermeniz gerekmez:

1. Müşteriye Gönder penceresinde Yalnızca gönderildi işaretle, bağlantıyı kendim paylaşacağım bağlantısına basın.
2. Teklif gönderildi olarak işaretlenir ve sayfanın üstünde Müşteri bağlantısı kutusu çıkar.
3. Bağlantıyı kopyalayıp gönderin ya da WhatsApp'ta paylaş düğmesine basın; WhatsApp, ilgili kişinin ya da müşterinin telefon numarasıyla ve hazır bir mesajla açılır.

Bağlantıyı açan müşteri teklifi giriş yapmadan görür ve oradan kabul ya da reddeder: Müşterinin kabulü ve “bağlantı açıldı”.

PDF ve yazdırma

• Teklifin sayfasındaki PDF düğmesi teklifin PDF'ini yeni sekmede açar; oradan indirebilirsiniz.
• Yazdır düğmesi teklifi yazdırmaya uygun bir sayfada açar; sayfadaki Yazdır düğmesiyle yazıcıya ya da tarayıcının “PDF olarak kaydet” seçeneğine gönderirsiniz.
• İkisi de her durumda, taslakta da çalışır. Belge firmanızın logosu ve kimlik bilgileriyle basılır; firmanın özel alanları, maliyet ve marj belgede hiçbir zaman yer almaz.
• PDF'i kendi e-postanızla gönderirseniz BayCrm bunu bilmez; teklifi yine Yalnızca gönderildi işaretle, bağlantıyı kendim paylaşacağım ile gönderildi olarak işaretleyin.

Kaydedince ne olur

• Teklifin durumu Gönderildi olur ve bu revizyon dondurulur: fiyatlar, kur, ödeme koşulu ve adresler artık değişmez.
• Sayfanın üstünde Müşteri bağlantısı kutusu çıkar; Detaylar kartına gönderim zamanı yazılır.
• E-postayla gönderdiyseniz sağda E-postalar kartı çıkar: alıcılar, gönderen, PDF eklendiyse “PDF” ve durum. “Posta sunucusuna iletildi”, e-postanın sunucuya teslim edildiğini söyler; müşterinin aldığını garanti etmez. Geri dönen iletiler kendi posta kutunuza gelir.
• Gönderilen e-posta, mesajıyla birlikte teklifin, müşterinin ve fırsatın zaman çizelgesine yazılır.
• Takip hatırlatmasını açık bıraktıysanız “… numaralı teklifi takip et” görevi üç gün sonrası için size açılır ve Bugün ekranında görünür.
• E-posta gönderilemezse kartta Başarısız ve nedeni yazar, zilinize bildirim gelir; sorunu giderip Yeniden dene'ye basın. Teklif bu durumda da gönderildi olarak işaretlenir.

Yanlış yaptıysanız

• Yanlış adrese gönderdiyseniz Yeniden Gönder ile doğru adrese gönderin; teklif değişmez.
• Gönderilmiş bir teklifte fiyat ya da içerik yanlışsa Yeni Revizyon'a basın. Kopyası taslak olarak açılır; düzeltip yeniden gönderin. Eski revizyon gönderildiği hâliyle saklanır ve müşterinin eski bağlantısında “Bu teklifin yerini daha yeni bir revizyon aldı” yazar.
• Gönderimi geri almanın yolu yoktur; müşteriye ulaşan bir teklif kayıt olarak kalır.

İlgili yazılar

• Müşterinin kabulü ve “bağlantı açıldı”
• Teklif hazırlama
• Firma bilgileri, logo ve belgelerdeki kimlik