Etiketler ve toplu işlemler

Etiketler müşteri, aday ve fırsatları kendi bildiğiniz gibi gruplar: bir fuar, bir bölge, bir bayilik, bir ürün ilgisi. Firmanın tek bir etiket listesi vardır; aynı etiket müşteride, adayda ve fırsatta kullanılır. Toplu işlemler ise listede işaretlediğiniz kayıtlara ya da süzgece uyan kayıtların tümüne tek seferde uygulanır: sahibini değiştirmek, etiket eklemek, aktivite planlamak, silmek gibi.

Etiket eklemek

1. Kaydın sayfasında başlığın altındaki Etiket ekle ya da Etiketleri düzenle bağlantısına basın. Etiketler müşteri, aday ve fırsat formlarında da vardır.
2. Kutuya yazmaya başlayın: var olan etiketler yazdıkça listelenir. Türkçe harfler fark etmez; “istanbul” yazmak “İstanbul Fuarı”nı bulur. Enter vurgulanan etiketi ekler.
3. Aradığınız etiket yoksa listenin sonundaki Yeni etiket satırına basın. Firmanız yeni etiketi yalnız müdür ve yöneticilerin açmasını seçtiyse bu satır çıkmaz; var olan etiketlerden seçersiniz.
4. Etiketi kaldırmak için üstteki etiketin yanındaki çarpıya basın, sonra Kaydet.

(yeni sekmede açılır)

• Bir kayıtta en çok 20 etiket olabilir. Etiket adına sağlık bilgisi ya da başka kişisel bilgi yazmayın.
• Etiket pazarlama izni yerine geçmez: “ticari e-posta istemiyor” işareti ve web formundaki izin ayrı tutulur.
• Aday müşteriye dönüştürülünce etiketleri müşteriye geçer; iki müşteri birleştirilince etiketleri birleşir.
• Müşteri ve aday içe aktarımında “Etiketler” sütunu virgülle ayrılmış adları okur; içe aktarım etiket yalnız ekler, kaldırmaz.

Listeyi etikete göre süzmek

Müşteri, aday ve fırsat listelerinde Etiketler sütunu kayıtların etiketlerini gösterir; bir etikete basmak listeyi o etikete göre süzer. Süzgeçte birden çok etiket seçebilir, “etiketlerden herhangi biri” ya da “etiketlerin hepsi” diye arayabilirsiniz; Etiketsiz etiketi olmayan kayıtları getirir. Excel'e aktarılan listede de etiketler bir sütundadır.

(yeni sekmede açılır)

Etiketleri yönetmek

Müdür ve yöneticiler müşteri listesinin üstündeki etiket simgesinden ya da Ayarlar › CRM bölümündeki Etiketler bağlantısından etiket listesini açar. Burada etiketin adını ve rengini değiştirir, iki etiketi birleştirir (kayıtlar seçilen etikete geçer), kullanılmayanı arşivler ya da siler. Arşivlenen etiket seçimlerde çıkmaz ama kayıtlarda ve süzgeçte kalır. Hiçbir kayıtta olmayan etiket silinebilir.

(yeni sekmede açılır)

Yeni etiketi kimin açacağı Ayarlar › CRM bölümünde seçilir: herkes ya da yalnız müdür ve yöneticiler.

Toplu işlemler

1. Müşteri, aday, fırsat, aktivite ya da teklif listesinde satırların başındaki kutuları işaretleyin. Listenin üstünde kaç kayıt seçtiğinizi söyleyen çubuk çıkar.
2. Sayfadaki bütün satırları işaretlediyseniz çubuk süzgece uyan kayıtların tümünü seç bağlantısını da gösterir; bununla yalnız bu sayfadakiler değil, süzgece uyan bütün kayıtlar seçilir (en çok 5.000).
3. Çubuktaki işleme basın. Açılan pencerenin ilk satırı işlemin kaç kayda uygulanacağını yeniden söyler.
4. Pencereyi onaylayın. Sonuç mesajı kaç kaydın değiştiğini, atlanan kayıtları ve nedenini söyler; mesajdaki Geri al işlemi geri alır.

(yeni sekmede açılır)

Hangi listede hangi işlemler var:

• Müşteriler: sahibini değiştir, etiket ekle ya da kaldır, durum (aktif / pasif), aktivite planla, Excel'e aktar, sil.
• Adaylar: sahibini değiştir, etiket, durum, aktivite planla, Excel'e aktar, sil. Dönüştürülmüş adaylar atlanır; dönüştürme tek tek yapılır.
• Fırsatlar: sahibini değiştir, etiket, aşamaya taşı, kaybedildi olarak kapat (bir kayıp nedeniyle), aktivite planla, Excel'e aktar, sil. Kazanıldı olarak kapatma tek tek yapılır.
• Aktiviteler: tamamlandı olarak işaretle, ertele, atananı değiştir (etkin herhangi bir çalışma arkadaşı), sil.
• Teklifler: henüz gönderilmemiş tekliflerin sahibini değiştir, Excel'e aktar.

(yeni sekmede açılır)

Bilmeniz gerekenler

• Her kayıt kendi kuralından geçer: değiştirme yetkiniz olmayan kayıt, açık fırsatı olan müşteri (silerken) ya da dönüştürülmüş aday atlanır ve sonuçta sayılır. Toplu işlem yarıda kalmaz.
• Sahibini değiştir: müşterilerde “aynı eski sahibe ait açık işleri de taşınsın” işaretliyse açık fırsatlar, gönderilmemiş teklifler ve açık aktiviteler de yeni sahibe geçer; kazanılan ve kaybedilen fırsatlarla gönderilmiş tekliflerin sahibi değişmez. Yeni sahip hepsi için tek bildirim alır. Temsilci kayıtları başkasına veremediği için bu işlemi görmez.
• Etiket ekle ya da kaldır yalnız seçtiğiniz etiketleri ekler ya da kaldırır; kayıtların başka etiketlerine dokunmaz.
• Aktivite planla her kayda bir aktivite açar; aktivite her kaydın sahibine ya da seçtiğiniz kişiye yazılır. “Günde en çok” doldurulursa aktiviteler sonraki iş günlerine yayılır; pazar ve tatil günleri atlanır. Her kişi tek bildirim alır. Bir seferde en çok 200 kayıt.
• Sil müşteri, aday ve fırsat listelerinde yalnız silme yetkisi olanlarda görünür; aktivitelerde değiştirebildiğiniz aktiviteler silinir (dosyası ya da e-postası olan atlanır). 50 ve daha fazla kayıt silinecekse pencere kayıt sayısını yazmanızı ister.
• Geri al: her listede son toplu işleminiz 7 gün geri alınabilir, silme dahil. Listenin üstündeki “Son toplu işleminiz” satırında da durur. O arada başkasının değiştirdiği kayıt olduğu gibi kalır ve sayılır.
• Toplu e-posta ve toplu SMS gönderilmez; e-posta kayıttan tek tek yazılır.