Aktivite ve görev ekleme, saat yazma

Aktivite, bir müşteriyle, adayla ya da fırsatla ilgili yapılacak ya da yapılmış bir iştir: geri arama, fabrika ziyareti, katalog gönderimi, bir telefon görüşmesinin notu. Tarihi olan açık aktivite, bağlı olduğu kaydın sonraki aksiyonu olur; tarihi geçince Bugün ekranında gecikmiş görünür.

Aktivite eklemek

Aktiviteyi en kolay, ilgili olduğu kaydın sayfasından eklersiniz: müşterinin, adayın ya da fırsatın Zaman Çizelgesi kartındaki Görev, Arama, Toplantı ya da Not düğmesine basın. Aktivite o kayda bağlı ve seçtiğiniz türde açılır.

1. Bir kaydın sayfasında değilseniz Satış › Aktiviteler sayfasındaki Yeni Aktivite düğmesine ya da üst çubuktaki Yeni › Aktivite seçeneğine basın. Bu durumda pencerenin üstündeki Müşteri listesinden ilgili müşteriyi seçin.
2. Tür seçin: Görev, Arama, Toplantı, E-posta ya da Not.
3. İş başka birine aitse Sorumlu listesinden onu seçin. Aktiviteyi herhangi bir aktif iş arkadaşınıza atayabilirsiniz.
4. Konu alanına ne yapılacağını kısaca yazın: “Numune bedeli için geri arama”.
5. Tarihi ve gerekiyorsa saati girin (aşağıda).
6. Kaydet'e basın.

(yeni sekmede açılır)

Not türü olmuş bir şeyi kaydetmek içindir (örneğin bir telefon görüşmesinde konuşulanlar); tarihi ve saati yoktur, tamamlanmış olarak kaydedilir.

Görevin günü ve saati

• Yeni aktivite bugünün tarihiyle açılır. Tarih alanına tıklayıp takvimden başka bir gün seçebilir ya da tarihi yazabilirsiniz.
• Görevin saati isteğe bağlıdır. Saati boş bırakırsanız görev o günün işidir; gün bitene kadar gecikmiş sayılmaz.
• Saat yazarsanız görev o saatte yapılacak iş olur ve saat geçince gecikmiş görünür. Görevin bitişi ve süresi yoktur.

Arama, toplantı ve e-postanın saati

Arama, toplantı ve e-postanın bir başlangıcı ve bitişi vardır.

1. Türü Arama, Toplantı ya da E-posta seçtiğinizde Başlangıç ve Bitiş alanları çıkar. Başlangıç bir sonraki çeyrek saatle dolar. Mesai bittiyse tarih bir sonraki iş gününe, saat mesainin başına alınır; pazar günleri ve resmî tatiller atlanır.
2. Başlangıç saatini yazın ya da saat düğmesiyle listeden seçin.
3. Bitiş, türün olağan süresiyle kendiliğinden dolar: arama ve e-posta 15 dakika, toplantı 1 saat. Başka bir bitiş için listeden seçin; listedeki her saatin yanında süresi yazar.
4. Bütün günü kaplayan bir iş için (örneğin fuar) Tüm gün kutusunu işaretleyin; saat alanları kalkar.

(yeni sekmede açılır)

• Başlangıcı değiştirdiğinizde bitiş de aynı süreyle kayar: 13:00–14:00 olan toplantıyı 15:00'e alırsanız bitiş 16:00 olur.
• Bitiş başlangıçtan önce olamaz; öyle bir saat yazarsanız alanın altında “Bitiş, başlangıçtan önce olamaz.” yazar.
• Başka bir güne taşan bir iş (örneğin iki günlük kurulum) bu pencereden girilmez; takvimde etkinliğin kenarını sürükleyerek uzatılır.

Saati yazmak

Saat alanına yazmak, listeden seçmekten hızlıdır. BayCrm şu yazılışların hepsini anlar ve “14:30” biçimine çevirir:

• Saatler 24 saat biçimindedir: öğleden sonra üç için 15 yazın.
• Liste on beş dakikada bir saat önerir, ama istediğiniz dakikayı yazabilirsiniz: 10:40 geçerlidir.
• Listeyi alanın yanındaki saat düğmesiyle ya da alandayken klavyede aşağı ok tuşuyla açarsınız. Listede oklarla gezinip Enter ile seçersiniz; liste açıkken Enter formu göndermez.
• Anlaşılmayan bir yazılışta alanın altında “Saati 14:30 gibi yazın.” uyarısı çıkar.
• Yeni bir aktiviteye geçmiş bir saat girerseniz kaydı engellemeyen bir not çıkar: “Bu saat geçti – kaydedince gecikmiş görünür.” Olmuş bir işi kaydediyorsanız Tamamlandı anahtarını açın.
• Saatler firmanızın saatine göredir. Bilgisayarınızın saat dilimi farklıysa (örneğin yurt dışındaysanız) pencerede bunu söyleyen bir satır çıkar.

Telefonda saat listesi parmakla seçilecek büyüklükte açılır:

(yeni sekmede açılır)

Kaydedince ne olur

• Aktivite, bağlı olduğu kaydın zaman çizelgesine ve Aktiviteler listesine girer; tarihi bugünse ya da geçtiyse Bugün ekranındaki Bugünkü işlerim listesine de. Sayfayı yenilemeniz gerekmez.
• Tarihi olan açık aktivite kaydın sonraki aksiyonu olur; fırsat Sonraki aksiyonu olmayan fırsatlar listesinden çıkar.
• Aktiviteyi başka birine atadıysanız o kişinin ziline “Bana bir aktivite atandı” bildirimi gider.
• Aynı kişinin aynı saatte başka bir aktivitesi varsa kayıt yapılır, ama “Kaydedildi. Şununla çakışıyor: …” uyarısı çıkar.
• Saati gelen iş için hatırlatma gönderilmez; işiniz Bugün ekranında ve takvimde görünür.

Yanlış yaptıysanız

• Aktiviteyi zaman çizelgesinde, Aktiviteler listesinde ya da Bugün ekranında kalem düğmesiyle açıp düzeltin.
• Gereksiz bir aktiviteyi aynı pencerenin altındaki Sil bağlantısıyla silin; silmeden önce onay sorulur.
• Yanlışlıkla tamamladığınız bir işi köşede çıkan mesajdaki Geri al ile yeniden açın.
• Takvimde yanlış güne sürüklediğiniz bir etkinliği yine mesajdaki Geri al ile eski yerine döndürün. Takvime Satış › Aktiviteler sayfasının üstündeki Takvim düğmesiyle geçersiniz.

İlgili yazılar

• Bugün ekranı
• “+ Yeni” ile hızlı ekleme
• Fırsat panosu