Kayıttan e-posta yazma

Bir müşterinin, adayın, fırsatın, teklifin ya da siparişin sayfasından o kaydın kişilerine e-posta yazabilirsiniz. Gönderilen e-posta kaydın zaman çizelgesine yazılır; müşteriyle yapılan yazışmayı ayrıca not etmeniz gerekmez. Bu ekran kişilere tek tek yazmak içindir; toplu gönderim yapılmaz.

E-posta yazmak

1. Kaydın sayfasında üstteki E-posta düğmesine basın. Müşteri sayfasında bir kişinin satırındaki zarf simgesi pencereyi o kişi seçili olarak açar.
2. Kime alanı kaydın kişisiyle dolu gelir. Kaydın diğer kişileri altta düğme olarak listelenir; birine basınca adresi eklenir. Gerekirse Bilgi ve Gizli bağlantısıyla bilgi ve gizli alıcıları ekleyin. En çok 10 alıcı olabilir.
3. İsterseniz bir Şablon seçin: konu ve ileti şablondan, kişinin adı ya da teklif numarası gibi alanlar kayıttan doldurulur.
4. Konu ve Mesaj alanlarını yazın. Mesaj düz metindir; satırlar korunur, adresler ve bağlantılar tıklanır. İmzanız mesajın sonunda hazır gelir; imzanızı profilinizdeki E-posta Hesabım kartında değiştirirsiniz.
5. Göndermek istediğiniz dosyaları Ekler bölümünden işaretleyin ya da Bilgisayardan Ekle ile ekleyin.
6. Gönder'e basın (ya da Ctrl+Enter).

(yeni sekmede açılır)

Hangi adresten gider

• Profilinizde kendi posta kutunuzu bağladıysanız e-posta oradan, sizin adınızla gider ve gönderilmiş öğelerinizde kalır (aşağıda).
• Bağlamadıysanız firmanın teklif e-postalarını gönderdiği yoldan gider: firmanın bağlı kutusu, firmanın posta sunucusu ya da BayCrm adresi. Gönderen adı “Adınız – Firmanız” olur, yanıtlar sizin adresinize gelir. Pencerenin altındaki satır hangisi olduğunu söyler.
• BayCrm adresinden firma başına günde gidebilecek e-posta sayısı sınırlıdır; pencere kalan sayıyı gösterir. Sınıra yaklaşıyorsanız kendi posta kutunuzu bağlayın.
• E-postaya sığacak eklerin toplamı yola göre değişir (Microsoft 365'te 3 MB, Google'da 18 MB, posta sunucularında 10 MB). Sığmayan seçimle e-posta gönderilmez; büyük dosyaları teklifle göndermek daha iyidir: orada sığmayan dosya müşterinin teklif sayfasından indirilir.

Gönderdikten sonra

• E-posta kaydın zaman çizelgesine “E-posta” olarak yazılır: kime gittiği, kaç ek olduğu ve iletinin metni. Bu kaydı görebilen herkes e-postayı da görür.
• “Posta sunucusuna iletildi”, e-postanın sunucuya teslim edildiğini söyler; müşterinin aldığını ya da okuduğunu söylemez. BayCrm e-postaların açılıp açılmadığını izlemez.
• Sunucu e-postayı kabul etmezse e-posta zaman çizelgesinde “Gönderilemedi” olarak nedeniyle birlikte durur; yazdıklarınız kaybolmaz. Sorunu giderdikten sonra Yeniden dene'ye basın ya da Kaldır ile çizelgeden kaldırın. Bunu yalnız e-postayı yazan kişi yapar.
• Pencerenin altındaki Kendi posta programımda aç bağlantısı Outlook gibi programınızı açar; oradan gönderilen e-posta kayda yazılmaz.
• Bir kopyasını bana gönder işaretliyse e-postanın bir kopyası gizli alıcı olarak size de gider.

Şablonlar

Pencerede şablon listesinin altındaki “Yeni şablon” ile yazdığınız şablon hemen seçilir; yanındaki dişli şablon listesini açar. Şablonlarım yalnız sizin kullandığınız şablonlardır; Firma Şablonlarını herkes kullanır, yalnız Müdür ve Yönetici yazar ve değiştirir. Bir firma şablonunu kendinize göre değiştirmek için Şablonlarıma Kopyala'yı kullanın.

(yeni sekmede açılır)

• Şablonu yazarken Alan ekle düğmeleriyle kişinin adı, müşteri, teklif numarası, teklif tutarı gibi alanları imlecin olduğu yere koyarsınız. Alanlar gönderirken kayıttan doldurulur.
• Kaydın dolduramadığı bir alan (ör. müşteride teklif numarası) metinde olduğu gibi kalır ve pencere hangilerinin doldurulamadığını söyler. Bu alanlar metinden çıkarılmadan e-posta gönderilmez; müşteriye “Merhaba ,” gibi bir e-posta gitmez.
• “Önce sunulduğu yer” teklif ya da sipariş seçilen şablonlar, o kayıtların e-postalarında listenin başında gelir. Teklifin ve sipariş onayının gönderme pencerelerinde de şablon seçebilirsiniz; seçmezseniz standart metin kalır.
• Kullanılmayan şablonu arşivleyin; arşivlenen şablon listede soluk görünür ve geri alınabilir.

Kendi posta kutunuzu bağlamak

Profilinizdeki E-posta Hesabım kartından kendi posta kutunuzu bağlarsanız kayıtlardan yazdığınız e-postalar sizin adresinizden, sizin adınızla gider ve kendi gönderilmiş öğelerinizde de kalır.

(yeni sekmede açılır)

• Microsoft 365 ya da Google: düğmeye basın, sağlayıcının sayfasında hesabınızla giriş yapıp izin verin. Firmanızın BT yöneticisinin uygulamaya önce izin vermesi gerekebilir.
• Kendi posta sunucunuz: Kendi Posta Sunucum (SMTP / IMAP)'a basın ve e-posta sağlayıcınızın posta programları (Outlook, Thunderbird) için verdiği ayarları girin. Gönderim (SMTP) e-postayı gönderir. IMAP isteğe bağlıdır: girerseniz gönderdiğiniz her e-postanın bir kopyası posta kutunuzun gönderilmiş öğeler klasörüne konur. Ayarlar kaydedilmeden önce denenir; şifreler şifrelenerek saklanır ve bir daha gösterilmez.
• E-posta imzası: kayıtlardan yazdığınız e-postaların altına gelen düz metin, en çok 6 satır. Boş bırakırsanız adınız, firma ve adresiniz yazılır. Aynı kartta E-posta Şablonlarım bağlantısı da vardır.
• Bağlantıyı kaldırırsanız e-postalarınız yeniden firmanın yolundan gider; gönderilmiş hiçbir şey silinmez.
• Destek ekibi profilinizi ve posta kutusu ayarlarınızı göremez.

“Ticari e-posta istemiyor”

Bir kişi ya da aday e-posta almak istemediğini söylediyse kişinin ya da adayın formunda Ticari e-posta istemiyor'u açın ve nasıl söylediğini yazın. Kişinin satırında ve adayın sayfasında “Ticari e-posta istemiyor” etiketi görünür. O kişi alıcılar arasındayken pencere bunu hatırlatır; göndermek için e-postanın mevcut bir iş hakkında bilgilendirme (sipariş, teslimat, ödeme) olduğunu işaretlemeniz gerekir.

Firmanızın kimlik bilgileri (unvan, MERSİS no, adres) Ayarlar › E-posta bölümündeki ayarla teklif, sipariş ve kayıttan yazılan e-postaların altına eklenir. “E-postalarımızı almak istemiyorsanız…” cümlesi aynı yerdeki ayarla açılır; gerekip gerekmediğini avukatınıza danışın.