Servis kayıtları

Müşteri aradığında ya da cihazını getirdiğinde bir servis kaydı açılır. Kayıt kabulden teslime kadar her şeyi tek yerde tutar: şikâyet, tespit edilen arıza, kullanılan parçalar ve işçilik, müşterinin onayı, gönderilen bildirimler ve belgeler. Atölyede, yerinde ya da uzaktan yapılan işler ve iadeler aynı listede izlenir.

Liste

Menüde Servis başlığının altında Servis Kayıtları'nı açın. Liste ilk açılışta açık kayıtları gösterir; üstteki süzgeçlerle duruma, türe ve garantiye göre daraltın. Durum süzgecinde Onay bekliyor, Tamamlandı, teslim edilmedi, Tamamlandı, ücretlendirilmedi ve tüketici kayıtları için Onarım süresi dolmak üzere ile Onarım süresi aşıldı da vardır. Bugün ekranındaki servis satırları bu listeyi aynı süzgeçle açar.

(yeni sekmede açılır)

Kaydı açmak

1. Yeni Servis Kaydı'na basın. Sağda bir panel açılır; sayfadan ayrılmazsınız.
2. Müşteriyi adından ya da telefonundan arayıp seçin; listede yoksa panelden yeni müşteri ekleyebilirsiniz.
3. Cihazı seçin. Cihaz sizin sattığınız seri numaralı bir ürünse Seri numarasıyla bul kutusuna numarayı okutun ya da yazıp Enter'a basın: cihaz, müşterisi ve garanti bitişi gelir, Cihaz olarak ekle ile kayda bağlanır. Başka bir cihazı listeden Yeni cihaz ile ekleyin ya da boş bırakın.
4. Şikâyet'e müşterinin söylediği arızayı yazın. Türü (atölyede, yerinde, uzaktan, iade), önceliği ve tahmini hazır olma tarihini seçin.
5. Cihazla birlikte gelenleri (şarj aleti, kutu …) ve teslim alındığındaki durumunu (çizik, eksik parça …) yazın. Bu bilgiler servis kabul formuna basılır.
6. Garanti: garanti kapsamında, garanti dışı ya da henüz karar verilmedi. Garanti dışı derseniz nedenini yazmanız istenir; müşteri bunu takip sayfasında ve servis fişinde görür.
7. Cihaz bir tüketiciye aitse Tüketici anahtarını açın ve onarım süresini (iş günü) kontrol edin. Kayıt bu süreyi sayar ve dolmak üzereyken uyarır.
8. Servis Kaydı Aç'a basın. Kayıt bir numara (ör. SRV-2026-0001) ve müşteri için bir takip bağlantısı alır.

(yeni sekmede açılır)

Parça ve işçilik

Kaydın sayfasında Satırlar bölümüne parçaları, işçiliği ve diğer kalemleri yazın. Ürünlerinizden parça seçebilir ya da satırı elle yazabilirsiniz. Satırın altındaki kutularla türünü seçin, garanti kapsamındaysa Garanti kapsamında'yı işaretleyin (satır ücretlendirilmez) ve takılan parçanın seri numarasını yazın. Satırları Kaydet'e basın.

• Stok ve İrsaliye modülü açıksa, stok takibi yapılan parçalar kayıt açık kaldıkça stokta ayrılır; satırın altında depodaki, ayrılmış ve satılabilir miktar görünür.
• Kayıt tamamlanınca parçalar tek bir Servis Çıkışı belgesiyle stoktan düşer.
• Kayıt ücretlendirildikten sonra satırlar değişmez.

(yeni sekmede açılır)

Müşteriden fiyat onayı

1. Satırları fiyatlarıyla kaydedin.
2. Diğer menüsünden Onay İste'yi seçin. Kayıt "Onay bekliyor" durumuna geçer; isterseniz müşteriye e-posta ya da WhatsApp ile bağlantı gider.
3. Müşteri takip sayfasında tutarı görür, adını yazıp onaylar ya da onaylamaz. Cevap, adı, saati ve IP adresiyle kayıt geçmişine yazılır ve kayıt sahibine zil bildirimi gelir.
4. Müşteri telefonla ya da tezgâhta cevap verdiyse Diğer menüsünden Müşterinin Cevabını Kaydet'i kullanın.

Durum ve müşteriye bildirim

Kayıt şu durumlardan geçer: Yeni, Planlandı, Devam ediyor, Onay bekliyor, Parça bekliyor, Tamamlandı, Teslim edilen. Durumu Değiştir yalnız akışta bir sonraki durumları sunar. "Onay bekliyor" durumuna kayıt yalnız Onay İste ile geçer, çünkü onaylanacak tutar o anda saklanır.

• Müşteriye bildir işaretliyse müşteriye yeni durum ve takip bağlantısı gider. E-posta, firmanızın müşteri e-postası ayarıyla gönderilir. WhatsApp seçilirse metin hazır olarak telefonunuzda ya da bilgisayarınızda açılır; gönder'e siz basarsınız.
• Yazdığınız not geçmişe yazılır; bildirim işaretliyse iletiye de eklenir. Giden her ileti alıcısı ve metniyle saklanır.
• Tüketici kaydı tamamlanırken garanti kararı verilmiş olmalıdır.

(yeni sekmede açılır)

Takip bağlantısı ve belgeler

Kayıt sayfasının sağındaki Takip bağlantısı kartından bağlantıyı kopyalayıp müşteriye iletebilirsiniz. Müşteri bu sayfada kaydın durumunu izler, fiyatı onaylar, belgeleri indirir ve aldığını onaylar. Sayfa, bağlantının ilk ne zaman açıldığını gösterir.

Diğer menüsünde Servis Kabul Formu, Servis Fişi ve Fiyatsız Servis Fişi yazdırılır ya da PDF olarak indirilir. Tüketici kaydında belgelere onarım süresi ve garanti bilgisi de basılır.

Tamamlamak, teslim etmek, ücretlendirmek

1. İş bitince durumu Tamamlandı yapın. Parçalar stoktan düşer.
2. Cihaz müşteriye verilince durumu Teslim edilen yapın.
3. Ücretlendirmek için kayıt sayfasının üstündeki düğmeyi kullanın: Fatura ve e-Belge modülü açıksa Fatura Oluştur bir fatura taslağı açar; yalnız Ön Muhasebe açıksa Cariye Borç Yaz tutarı müşterinin carisine yazar. Bütün satırlar garanti kapsamındaysa ücretlendirilecek bir şey yoktur.

Tamamlanmış ya da teslim edilmiş bir kaydı Diğer menüsünden yeniden açabilirsiniz: kayıt "Devam ediyor" durumuna döner, stoktan düşen parçalar yeniden ayrılır. Ücretlendirilmiş bir kaydı yeniden açmadan önce faturayı ya da cari fişini iptal edin. Kaydı İptal Et bir neden ister; hiçbir şey silinmez.

Cihazlar

Cihazlar sayfası müşterilerinizin cihazlarını, seri numaralarını ve garanti bitişlerini listeler. Bir cihazın sayfasında servis geçmişi görünür. Ürünün kendi sayfasında Garanti süresi (ay) yazılıysa, sizin sattığınız bir seriden eklenen cihazın garanti bitişi satış tarihinden hesaplanır.

(yeni sekmede açılır)

Ayarlar

Listedeki dişli düğmesi Teknik Servis Ayarları'nı açar: yeni kayıtların tüketici kaydı olarak açılması, onarım süresi, kayıt numarasının ön eki ve "Müşteriye bildir" kutusunun başlangıç durumu.