Gelen faturalar

Tedarikçilerinizin size kestiği faturalar Faturalar sayfasının Gelen sekmesindedir. Faturayı BayCrm'e alır, kimden geldiğini ve satırlarının ne olduğunu eşler, sonra işlersiniz: Ön Muhasebe açıksa tutar tedarikçinin carisine borcunuz olarak yazılır. Gelen faturaları Müdür ve Yönetici işler, Mali Müşavir görür; satış temsilcisi görmez.

(yeni sekmede açılır)

Faturayı almak

BayCrm gelen faturaları entegratörünüzden henüz kendiliğinden çekmez. Faturanın XML'ini entegratörünüzün ya da GİB'in portalından indirip yüklersiniz.

1. XML Yükle'ye basın.
2. Bir ya da birkaç XML dosyasını, ya da bunların zip dosyasını seçin (bir seferde en çok 200 belge) ve Yükle'ye basın.
3. Pencere her dosyanın ne olduğunu gösterir: yeni, zaten alınmış, size kesilmemiş, kendi kestiğiniz fatura ya da okunamadı.

(yeni sekmede açılır)

Aynı fatura iki kez kaydedilmez. Aynı tedarikçinin aynı numaralı ama başka ETTN'li bir faturası gelirse Olası mükerrer diye işaretlenir; işlemeden önce onaylarsınız ya da yok sayarsınız.

E-postayla PDF olarak gelen bir e-Arşiv fatura ya da kâğıt fatura için PDF ile Kaydet'e basın: tedarikçiyi, numarayı, tarihi ve KDV oranına göre tutarları yazar, PDF'i eklersiniz. BayCrm e-postalardaki bağlantıları açmaz.

Tedarikçiyi ve satırları eşlemek

Faturadaki vergi numarası tedarikçi listenizde varsa tedarikçi kendiliğinden eşlenir. Yoksa faturanın sayfasında Tedarikçiyi Eşle'ye basın: var olan bir tedarikçiyi seçin ya da faturadan doldurulmuş bilgileri kontrol edip yeni tedarikçi olarak ekleyin. Tedarikçi hiçbir zaman sormadan eklenmez.

(yeni sekmede açılır)

Sonra Satırların Karşılığı kartında her satırın ne olduğunu seçip Satırları Kaydet'e basın: mal ise ürününü, hizmet ya da masrafsa gider kategorisini. Aynı tedarikçinin aynı satırları bir dahaki faturada seçili gelir.

(yeni sekmede açılır)

İşlemek

1. Faturanın sayfasında İşle'ye basın.
2. Pencere neyin yazılacağını gösterir: ödenecek tutar, vade ve tutarın alışlar ile gider kategorilerine dağılımı. Eksik bir eşleme varsa işlenemez ve ne eksik olduğu yazar.
3. İşle'ye basın. Tutar tedarikçinin carisine borcunuz olarak, vadesiyle yazılır. Ödemeyi sonra Tahsilat ve Ödemeler'den girersiniz.

(yeni sekmede açılır)

• KDV ve tevkif edilen KDV mali müşaviriniz için bilgi olarak tutulur; cariye ödenecek tutar yazılır.
• Yanlış işlenen bir faturada İşlemi Geri Al'a basıp gerekçesini yazın: cari kaydı ters kayıtla kapatılır, fatura yeniden düzenlenebilir.
• Ön Muhasebe kapalıysa fatura yalnız işlendi olarak işaretlenir.
• Müşterinizin size kestiği iade faturası müşteriyle eşlenir ve tutarı müşterinin carisine alacak yazılır.
• Bize ait olmayan ya da mükerrer bir faturayı Yok Say ile nedenini seçerek kenara ayırırsınız; Geri Al ile geri getirirsiniz.

Ticari faturaya yanıt

Ticari senaryolu bir e-Faturayı 8 gün içinde kabul ya da reddedebilirsiniz. BayCrm bu süreyi fatura tarihinden sayar ve “tahmini” diye gösterir; kesin süre faturanın size ulaştığı günden başlar. Son günden bir gün önce zilde bir bildirim çıkar, Bugün ekranı yanıt bekleyenleri sayar.

(yeni sekmede açılır)

1. Yanıtınızı önce GİB portalında ya da entegratörünüzün ekranında verin.
2. Sonra faturanın sayfasında Yanıtınızı Kaydedin'e basın, kabul ettiğinizi ya da reddettiğinizi ve tarihi yazın. Ret için gerekçe gerekir.

Ret geri alınamaz. İşlenmiş bir fatura reddedilirse cari kaydı ters kayıtla kapatılır. Süresinde yanıt verilmeyen fatura kabul edilmiş sayılır. Faturanın size ulaştığı gün XML'de yazmadığı için BayCrm fatura tarihinden 8 gün sonra "süre büyük olasılıkla doldu" der, faturayı ancak fatura tarihinden 15 gün sonra "kabul sayıldı" olarak işaretler.

Mal kabul

Fatura stoku değiştirmez. Stok ve İrsaliye açıksa faturanın sayfasındaki Mal Kabul Oluştur ile ürünle eşlenmiş satırların malını depoya alırsınız: miktarlar faturadan gelir, gelen miktarı değiştirebilirsiniz. Faturanın numarası ve tarihi tedarikçinin belgesi olarak yazılır; aynı satır ikinci kez kabul edilmez.

• Fatura kesmek ve göndermek
• Tahsilat ve ödeme
• Mal kabul ve iade