Kim neyi görür

BayCrm'de her müşterinin, adayın, fırsatın, teklifin ve siparişin bir sahibi vardır. Kimin hangi kaydı gördüğünü tek bir kural belirler: herkes kendi kayıtlarını görür; ekip lideri ekibinin kayıtlarını, Müdür ve Yönetici ise her şeyi görür. Listeler, arama, raporlar, bildirimler ve dışa aktarım hep bu kurala uyar.

Tek kural

• Satış temsilcisi (Kullanıcı): sahibi olduğu kayıtları görür ve değiştirir. Aktivitelerde ayrıca kendisine atanan ve kendi açtığı aktiviteleri görür.
• Ekip lideri: kendi kayıtlarına ek olarak lideri olduğu ekiplerin bütün kayıtlarını görür, değiştirir ve başka birine devreder. Ekip liderliği bir rol değildir; Ekipler sayfasında verilir.
• Müdür ve Yönetici: firmanın bütün kayıtlarını görür ve değiştirir.
• Mali Müşavir: yalnız Ön Muhasebe kayıtlarını okur; hiçbir şeyi değiştirmez.

Firmanızda hiç ekip yoksa herkes kendi kayıtlarını, Müdür ve Yönetici her şeyi görür.

Ekipler sayfasını okumak

Yönetim › Ekipler sayfası (Müdür ve Yönetici) bu kuralın firmanızdaki karşılığını gösterir.

(yeni sekmede açılır)

• Ekibi olmayan kullanıcılar ayrı bir uyarıda ve sayfanın altındaki Ekipsiz kullanıcılar listesinde görünür; onların kayıtlarını yalnız kendileri ve her şeyi görenler görür. Ekip seçin ile birini bir ekibe alırsınız.
• Bir kayıt, sahibinin ekibine aittir. Kaydın sahibi değişince ekibi de yeni sahibin ekibi olur.

Ekip içinde paylaşım

Bir ekibin üyeleri birbirinin müşterilerine ve fırsatlarına bakabilsin istiyorsanız paylaşımı açın:

1. Yönetim › Ekipler sayfasında ekibin satırındaki Düzenle'ye basın.
2. Ekip liderleri ve Üyeler listelerini kontrol edin. Bir kullanıcı tek bir ekibin üyesidir; lider ekibin üyesi olmak zorunda değildir ve birden çok ekibe liderlik edebilir.
3. Üyeler birbirinin kayıtlarını görür anahtarını açın.
4. Kaydet'e basın.

(yeni sekmede açılır)

Paylaşım salt okunurdur: üye, ekip arkadaşının kaydını açıp okuyabilir ama değiştiremez, ona teklif ya da aktivite ekleyemez.

Özel durumlar

• Sahipsiz kayıtlar: web formundan sahipsiz gelen adaylar gibi. Bunları kaydın ekibinin liderleri ve her şeyi görenler görür; listelerdeki Sahipsiz süzgeciyle bulunur.
• Başkasının müşterisindeki kayıt: bir müşterinin fırsatını, teklifini ya da aktivitesini gören kişi, o müşterinin yalnız adını, telefonunu, e-postasını, adresini ve sahibini görür; müşterinin diğer kayıtlarını görmez.
• Mükerrer kayıt uyarısı: eklemek istediğiniz müşteri, göremediğiniz bir kayıtta zaten varsa yalnız adı ve sahibi söylenir.
• Görevler: bir aktiviteyi herhangi bir iş arkadaşınıza atayabilirsiniz; atanan kişi o aktiviteyi görür.
• Ürünler: ürün ve hizmet listesini herkes görür. Ürünlerin maliyetini ve tekliflerin kâr marjını yalnız Müdür ve Yönetici görür.
• Raporlar: herkes, görebildiği kayıtlardan hesaplanmış raporu görür.
• Dışa aktarım: listeleri ve raporları Excel'e aktarmak Müdür ve Yöneticinin işidir; ekip lideri de aktaramaz. Firmanın bütün verisini yalnız Yönetici indirir.
• Ön Muhasebe: satış temsilcisi gördüğü müşterilerin cari bakiyesini görür (firmanız kapatmadıysa); kasa ve banka hesaplarını, tedarikçileri görmez.
• Bildirimler: bir kayıtla ilgili bildirim yalnız o kaydı görebilen kişilere gider.

Kaydedince ne olur

• Ekipte yaptığınız değişiklik hemen geçerli olur: üyeler bir sonraki sayfada yeni kurala göre görür.
• Bir kullanıcıyı başka bir ekibe taşırken ya da pasife alırken açık kayıtlarına ne olacağı sorulur: sahipleriyle yeni ekibe mi geçsin, eski ekipte kalıp yeni bir sahibe mi devredilsin. Yanıt vermeden kaydedilmez; hiçbir kayıt sahipsiz ve görünmez kalmaz.

Yanlış yaptıysanız

• Paylaşımı yanlışlıkla açtıysanız aynı pencerede anahtarı kapatıp kaydedin.
• Yanlış ekibe aldığınız kullanıcıyı Düzenle ile doğru ekibe taşıyın.
• Ekipler silinmez, arşivlenir; arşivlenen ekip sayfanın altındaki Arşivlenen ekipler listesinden Geri getir ile geri gelir.

İlgili yazılar

• Rolünüze göre başlayın
• Ekip arkadaşı davet etme
• Satış raporları