Sipariş bildirimleri

Sahadaki temsilci bir siparişi onayladığında yöneticinin, depo sorumlusunun ya da muhasebenin bunu hemen bilmesini isteyebilirsiniz. Sipariş Bildirimleri bunu kurallarla yapar: hangi siparişlerin, hangi olayda, kime bildirileceğini siz seçersiniz; e-postada siparişin satırları ve o anki fiyatları yer alır.

Kural kurmak

1. Siparişler listesinin sağ üstündeki zarf simgesine basın ya da Ayarlar › Genel Ayarlar › Siparişler bölümündeki Sipariş Bildirimleri satırını açın.
2. Yeni Kural'a basın. Liste boşken iki hazır başlangıç da sunulur: Onaylanan her sipariş → seçtiğim kişilere ve Büyük siparişler → yöneticilere.
3. Kurala bir ad verin ve hangi olaylarda gönderileceğini işaretleyin: Onaylandı, Revize edildi, İptal edildi.
4. Koşullar kartında istediğiniz kadar koşul doldurun. Doldurulan bütün koşullar sağlanmalıdır; hiçbirini doldurmazsanız kural her siparişe uyar.
5. Alıcılar kartında kişileri, bir rolün tamamını ya da siparişin ekibinin liderlerini seçin.
6. Kaydet'e basın.

Formun altındaki satır, seçtiğiniz koşulların son 30 günde onaylanan kaç siparişe uyduğunu yazar. Seçtiğiniz bir kişi bu siparişlerin bir kısmını göremiyorsa bu da orada söylenir; o kişi yalnızca görebildiklerinin bildirimini alır.

Koşullar

• Ara toplam en az (KDV hariç): her para birimi için ayrı bir eşik. Tutarlar birbirine çevrilmez; bir eşik girdiyseniz, eşiği boş bırakılan para birimindeki sipariş kurala uymaz.
• Temsilci ve Ekip: siparişin sahibi ya da ekibi listedekilerden biri olmalı.
• Müşteri etiketi: müşterinin bu etiketlerden en az biri olmalı.
• Yalnızca onay gerektiren siparişler: iskonto, tutar, marj gibi bir onay kuralına takılmış siparişler.
• Yalnızca durdurulmuş müşteriler: ödemesi durdurulmuş müşterilerin siparişleri.

Ne zaman gider, ne zaman gitmez

• Onaylandı: sipariş onaylandığında. Onaya takılan sipariş, yönetici onayladığında bildirilir. Teklif siparişe dönüştürüldüğünde önce taslak oluşur; bildirim sipariş onaylanınca bir kez gider.
• Revize edildi: onaylanmış siparişin satırları veya fiyatları değiştiğinde (Rev. n). E-postada yalnızca değişen satırlar önce → sonra biçiminde yer alır. Teslim tarihi gibi başlık bilgilerinin düzeltilmesi bildirim göndermez.
• İptal edildi: iptal sebebiyle birlikte.
• Taslak kaydetmek, "Hazırlanıyor" ve "Tamamlandı" adımları, içe aktarım ve toplu işlemler bildirim göndermez.
• Bir siparişe birden çok kural uysa da her kişiye olay başına tek e-posta gider; e-postanın altında uyan kuralların adları yazar.

Taslak bir siparişin sayfasında, onay düğmesinin yanında onaylayınca kaç kişiye bildirim gideceği yazar. Gönderilen her bildirim siparişin zaman çizelgesine bir satır olarak düşer.

E-postanın içeriği

E-postada siparişi kimin ne zaman onayladığı, müşteri, temsilci ve ekip, müşterinin sipariş numarası, teslim tarihi, ödeme koşulu, varsa geldiği teklif, satırlar (en fazla 30), ara toplam, KDV, genel toplam ve Siparişi Aç düğmesi bulunur. Kuralda seçerseniz:

• Sipariş onayı PDF’ini ekle: sipariş onayının PDF'i e-postaya eklenir.
• Maliyet ve marjı göster: maliyet ve marj yalnızca ürün maliyetini görme yetkisi olan alıcıların e-postasında yer alır; diğer alıcılar aynı e-postayı bu sütunlar olmadan alır.

E-posta BayCrm'in adresinden "BayCrm · firma adınız" adıyla gelir; yanıtladığınızda yanıt siparişin temsilcisine gider. Aynı bildirim alıcının zilinde de görünür.

Kuralları yönetmek

• Listedeki Açık / Kapalı düğmesi kuralı tek tıkla açar veya kapatır. Bir firmada en fazla 10 açık kural olabilir.
• Bana Örnek Gönder, kuralın e-postasını kurala uyan son siparişle yalnızca size gönderir.
• Son 30 gün sütunu kuralın kaç siparişi bildirdiğini ve gönderilemeyen e-posta olup olmadığını gösterir.
• Bir kuralı silmek, gönderilmiş bildirimleri siparişlerden kaldırmaz.

Bildirimi kendiniz için kapatmak

Bir kuralın alıcısıysanız bildirimin e-postasını ya da zil satırını profilinizdeki Bildirimler tablosunda "Bir sipariş firmanın bildirim kuralına uydu" satırından kapatabilirsiniz. Kural ekranı, e-postayı kapatan kişileri yöneticiye gösterir.